Schiffsagenturen

SHIPM8 für Schiffsagenturen

Diese Seite zeigt, was SHIPM8 für eine Schiffsagentur leistet, in der Reihenfolge, in der ein Hafenanlauf abläuft. Für eine Agentur beginnt alles mit dem Proforma Disbursement Account (PDA). Wir richten SHIPM8 nach Ihren eigenen Abläufen, Dokumenten und Preislisten ein.

Das PDA

  • Eine Anfrage kommt herein, und Sie erstellen das PDA. Es wird aus Ihren eigenen Preislisten berechnet, denselben, mit denen Sie später abrechnen.
  • Sie senden das PDA aus SHIPM8 an Ihren Auftraggeber. Die Antwort bleibt beim PDA.
  • Das PDA füllt die Anlaufakte. Findet der Anlauf statt, übernehmen Sie mit dem PDA die Kosten in die Anlaufakte, sodass die Schätzung nicht ein zweites Mal getippt wird.
  • Das Final Disbursement Account (FDA) entsteht auf der Anlaufakte, ausgehend von den Kosten, die das PDA dort eingetragen hat.

Bevor das Schiff einläuft

  • Eine Akte pro Hafenanlauf. Sie umfasst den Anlauf von der Ankunft über den Liegeplatz bis zur Abfahrt. Aufträge, Nachrichten, Dokumente und Kosten hängen daran.
  • Schiffsdaten kommen aus der Schiffsdatenbank, niemand muss sie abtippen.
  • ETA und ETD aktualisieren sich selbst über die Lotsenorganisation, die Hafensysteme und unsere eigene AIS-Verarbeitung. Verschiebt sich eine ETA, erhalten Sie eine Benachrichtigung, statt ständig nachzusehen.

Während des Anlaufs

  • Aufträge gehen aus der Akte an Lieferanten: das Boot, der Kran, das Taxi für acht Besatzungsmitglieder. Die Bestätigung kommt in dieselbe Akte zurück, verknüpft mit dem Auftrag und der Bestellung.
  • E-Mails und Anhänge liegen beim Anlauf. Jeder im Team sieht, was angefragt, bestätigt und verschickt wurde, ohne ein Postfach zu durchsuchen. SHIPM8 arbeitet mit Ihrem bestehenden Postfach, auch über IMAP/SMTP.
  • Aufgaben und Aufgabengruppen zeigen, was pro Anlauf noch zu tun ist. Überfällige Aufgaben erscheinen auf dem Dashboard, beim zugehörigen Anlauf.
  • Agenturdokumente entstehen aus Daten, die bereits in der Akte stehen: Notice of Readiness (NOR), Statement of Facts (SOF) und Konnossemente (B/L).
  • Zeiten werden während der Arbeit am Anlauf erfasst, dort, wo auch die Rechnung berechnet wird.
  • Über das Kundenportal sieht Ihr Auftraggeber den Stand eines Anlaufs, ohne Sie anzurufen.

Nach der Abfahrt

  • Späte Kosten landen beim richtigen Anlauf. Eingangsrechnungen werden importiert und auf Duplikate geprüft. Eine Kranrechnung, die zehn Tage nach der Abfahrt eintrifft, landet in der Akte, zu der sie gehört.
  • Die Rechnung und das Final Disbursement Account (FDA) werden aus dem erstellt, was am Anlauf erfasst wurde. Sie machen die letzte Prüfung.
  • Ihre Preislisten rechnen. Abend- und Wochenendzuschläge und Mindestbeträge sind in der Preisliste hinterlegt, ebenso die Mehrwertsteuer.
  • Jede Rechnungsposition ist nachvollziehbar. Das Feld Connected Data zeigt, aus welchen Daten und Quellen jeder Betrag stammt. Eine Rückfrage Ihres Auftraggebers im November beantworten Sie mit einem Klick.
  • Freigabeschritte und Rechnungsstatus richten wir so ein, wie Ihr Büro arbeitet. Sie können nach mehreren Status gleichzeitig filtern.
  • Rechnungen gehen in Ihre Buchhaltung: Exact Online, Exact Globe und SnelStart. Exact Online übernimmt auch Projekte und Eingangsrechnungen aus SHIPM8.

Über alle Anläufe hinweg

  • Ein Dashboard und Übersichten zu Anläufen, Aufträgen, Aufgaben und Rechnungsstatus
  • Berichte über Ihre eigenen Daten
  • Eine AIS-Karte mit Schiffsverläufen
  • Feste Ordnerstrukturen pro Objekttyp, damit alle Dokumente gleich ablegen
  • Rollen, Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Der Einstieg

  • Wir konfigurieren, wir programmieren nicht individuell. Ihre Abläufe, Dokumente, Preislisten und Ihr Rechnungsablauf werden in der Standardplattform eingerichtet. Wir schreiben keinen Einzelcode für einen Kunden. So bleibt der Preis planbar und alle Kunden arbeiten auf derselben Version.
  • Es läuft in der Cloud. Nichts zu installieren, zu hosten oder zu aktualisieren, und neue Versionen kommen ohne Migrationsprojekt.
  • Niemand sonst im Hafen muss mitmachen. SHIPM8 ist Ihr eigenes System, kein Port Community System.
  • Sie zahlen ein Monatsabonnement pro Nutzer. Die meisten Schiffsagenturen liegen in der Staffel 11–15 Nutzer. Preise auf Anfrage.

Sprechen Sie mit uns

Rufen Sie an unter +31 (0)85 44 44 538, Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr, oder schreiben Sie an sales@shipm8.nl. In einer Demo gehen wir einen Ihrer eigenen Hafenanläufe durch, von der Ankunft bis zur Rechnung.