Software voor scheepsagenten

Op deze pagina staat wat SHIPM8 doet voor een scheepsagentuur, in de volgorde waarin een havenaanloop verloopt. Voor een agentuur begint alles bij de proforma disbursement account (PDA). We richten SHIPM8 in rond jouw eigen werkwijze, documenten en prijslijsten.

De PDA

Er komt een aanvraag binnen en je maakt de PDA. Die wordt berekend met je eigen prijslijsten, dezelfde waarmee je later factureert.
Je stuurt de PDA vanuit SHIPM8 naar je opdrachtgever. Het antwoord blijft bij de PDA.
De PDA vult het havenaanloopdossier. Gaat het bezoek door, dan vul je met de PDA de kosten in het dossier, zodat je de schatting niet opnieuw typt.
De final disbursement account (FDA) maak je op het havenaanloopdossier, met de kosten die de PDA er al in heeft gezet als basis.

Voordat het schip binnenkomt

Eén dossier per havenaanloop. Daarin staat het bezoek van aankomst via ligplaats tot vertrek. Orders, berichten, documenten en kosten hangen eraan.
Scheepsgegevens komen uit de scheepsdatabase, dus niemand hoeft ze in te typen.
De ETA en ETD werken zichzelf bij via het loodswezen, de havensystemen en onze eigen AIS-verwerking. Verschuift een ETA, dan krijg je een melding en hoef je niet steeds te controleren.
In Nederland gaat het scheepsbezoek vanuit het dossier naar Portbase. Je maakt het aan, wijzigt het, meldt het en annuleert het rechtstreeks vanuit SHIPM8. Voor andere havens vertellen we je wat een koppeling zou vragen.

Tijdens het bezoek

Orders gaan vanuit het dossier naar leveranciers: de vlet, de kraan, de taxi voor acht bemanningsleden. De bevestiging komt terug in hetzelfde dossier, gekoppeld aan de order en de inkooporder.
E-mails en bijlagen staan bij het bezoek. Iedereen in het team ziet wat er gevraagd, bevestigd en verstuurd is, zonder in een mailbox te zoeken. SHIPM8 werkt met je bestaande mailbox, ook via IMAP/SMTP.
Taken en takengroepen laten zien wat er per bezoek nog moet gebeuren. Verlopen taken staan op het dashboard, bij het bezoek waar ze bij horen.
Agentuurdocumenten maak je met de gegevens die al in het dossier staan: notice of readiness (NOR), statement of facts (SOF) en cognossementen (B/L).
Tijden worden tijdens het werk op het bezoek vastgelegd, op dezelfde plek waar de factuur uit wordt berekend.
Via het klantportaal ziet je opdrachtgever hoe een bezoek ervoor staat, zonder jou te bellen.

Na vertrek

Late kosten komen bij het juiste bezoek. Inkoopfacturen worden geïmporteerd en op dubbele facturen gecontroleerd. Een kraanfactuur die tien dagen na vertrek binnenkomt, belandt in het dossier waar hij bij hoort.
De factuur en de final disbursement account (FDA) worden opgesteld uit wat er op het bezoek is vastgelegd. Jij doet de laatste controle.
Je prijslijsten rekenen. Avond- en weekendtoeslagen en minimumbedragen staan in de prijslijst, en de btw ook.
Elke factuurregel is te herleiden. Het blok Connected Data laat zien uit welke gegevens en bronnen elk bedrag komt. Een vraag van je opdrachtgever in november beantwoord je dus met één klik.
Goedkeuringsstappen en factuurstatussen richten we in zoals jouw kantoor werkt. Je kunt op meerdere statussen tegelijk filteren.
Facturen gaan je boekhouding in: Exact Online, Exact Globe en SnelStart. Exact Online ontvangt ook projecten en inkoopfacturen uit SHIPM8.

Over alle bezoeken heen

Een dashboard en overzichten van bezoeken, orders, taken en factuurstatussen
Rapportages over je eigen gegevens
Een AIS-kaart met vaarroutes
Vaste mappenstructuren per objecttype, zodat iedereen documenten op dezelfde manier opslaat
Rollen, rechten en tweestapsverificatie

Aan de slag

We richten in, we bouwen niet op maat. Je werkwijze, documenten, prijslijsten en factuurstroom worden ingericht in het standaardplatform. We schrijven geen losse code voor één klant. Daardoor blijft de prijs voorspelbaar en werkt iedere klant op dezelfde versie.
Het draait in de cloud. Er is niets te installeren, te hosten of te upgraden, en nieuwe versies komen zonder migratieproject.
Niemand anders in de haven hoeft mee te doen. SHIPM8 is je eigen systeem, geen port community system.
Je betaalt een maandabonnement per gebruiker. De meeste scheepsagenturen zitten in de staffel van 11–15 gebruikers. Prijzen op aanvraag.

Neem contact op

Bel +31 (0)85 44 44 538, maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:00, of mail sales@shipm8.nl. In een demo lopen we een van jouw eigen havenaanlopen door, van aankomst tot factuur.