Op veel maritieme kantoren staat een server. Onder een bureau, in een kast achter de jassen, in een kamertje waar ook de reserveprinter staat.
Daarop draait het systeem waar het bedrijf van afhankelijk is. Niemand weet precies welke versie. De upgrade is twee keer besproken en twee keer uitgesteld, want upgraden betekent een weekend, en een weekend betekent dat er iemand moet zijn, en degene die het systeem doorgrondt heeft één vakantie per jaar.
Dat staat op geen enkele factuur. Het kost wel degelijk iets.
Wat die server echt kost
Niet de hardware. Hardware is goedkoop en doet het meestal gewoon.
De upgrade die je blijft uitstellen. Elke versie die je achterloopt maakt de volgende sprong groter en het volgende weekend langer. Op een gegeven moment is het gat zo groot dat de upgrade een project wordt, met een prijsopgave eraan vast.
Die ene collega die het weet. Back-ups, certificaten, de schijf die in maart volliep, de reden dat een bepaalde service in een bepaalde volgorde herstart moet worden. Die kennis is echt en staat nergens opgeschreven, en ze loopt met hem of haar het gebouw uit.
De functionaliteit die je nog niet hebt. Dit is de dure, en de minst zichtbare. Zodra nieuwe functionaliteit een migratie vraagt, komt hij laat of komt hij niet. Je betaalt niet voor wat je hebt; je betaalt door niet te krijgen wat er sinds die tijd is gebouwd.
De beveiliging waar je stilzwijgend verantwoordelijk voor bent. Patches, toegangsrechten, de laptop van de collega die vertrokken is. In een havenagentuur van negen mensen staat dat in niemands functieomschrijving.
Wat er verandert als jij het niet hoeft te draaien
SHIPM8 draait als dienst. Geen server op je kantoor, geen upgradeweekend, en geen versienummer dat jij hoeft te kennen. Nieuwe functionaliteit verschijnt omdat hij is uitgebracht, niet omdat iemand een migratie heeft ingeplant.
Daar hangt iets aan vast dat het benoemen waard is, want het is het punt dat klanten ons zelf noemen: verbeteringen komen binnen het abonnement, niet als prijsopgave. We bouwen wat op het platform past, dus wat de één vraagt en krijgt, wordt onderdeel van wat iedereen heeft. Niemand krijgt een factuur voor een verandering die de moeite waard was.
Het betekent ook dat de cijfers zich gedragen. Een maandabonnement per gebruiker is een bedrag dat je kent voordat de maand begint. Een drukke maand kost niet meer, een rustige niet minder, en er komt geen projectfactuur in het derde kwartaal voor werk dat toch nodig bleek.
De eerlijke ruil
Je geeft de regie over de timing op. Brengen we op dinsdag iets uit, dan is het op dinsdag uitgebracht. Heb je een heel specifieke reden om nog een half jaar op een bepaalde versie te blijven, dan is dat niet wat een gedeeld platform biedt.
In de praktijk is die ruil voor de klanten die hem gemaakt hebben één kant op gevallen, maar het is een echte ruil en die hoort benoemd te worden in plaats van weggepoetst. De vraag is niet of het idee je bevalt om je eigen systeem te draaien. De vraag is of dat werk is dat je wilt blijven doen, en of degene die het nu doet niets beters te doen heeft.
Twee vragen aan jezelf
Niet aan een leverancier. Aan je eigen bedrijf:
- Wanneer hebben we voor het laatst geüpgraded, en wat kostte dat in uren in plaats van in euro's? Reken het uitstellen mee. Twee keer uitgesteld is nog steeds twee keer overwogen.
- Als degene die ons systeem beheert volgende maand vertrekt, wat komen we dan te weten? Duurt dat antwoord even, dan ken je de omvang van het risico al.
Weeg je die twee tegen elkaar af? Vraag een demo aan, dan hebben we het over hoe overstappen er vanaf jouw punt uitziet, inclusief de onhandige stukken.