All fast om 14:20. Dat staat op de statement of facts (SOF), want de collega die op de kade stond heeft het op dat moment opgeschreven. Drie weken later, bij de maandafsluiting, opent iemand op kantoor datzelfde document, zoekt de tijden op en typt ze in een factuur.
Daar gaat er in de facturatie van een agentuur veel mis, en slordigheid heeft er weinig mee te maken. Het is overtypwerk, weken na dato, door iemand die er niet bij was.
Waarom de tijden twee keer worden ingetypt
De SOF is de afgesproken weergave van de havenaanloop: loods aan boord, eerste tros vast, all fast, begin en einde van de operatie, gangway, vertrokken. Hij wordt geschreven terwijl de aanloop loopt, door iemand die erbij is, en de kapitein tekent hem.
De factuur wordt later opgebouwd, op kantoor, uit wat het dossier tegen die tijd bevat. Daartussen zit iemand met de SOF op het ene scherm en het facturatiescherm op het andere, en vaak nog een Excel ertussen.
Niemand heeft dat zo bedacht. Het komt doordat de tijden in een document worden vastgelegd en vanuit een systeem worden gefactureerd, en er tussen die twee niets zit.
Wat dat overtypen kost
De tijden lopen uiteen. All fast om 14:20, dienst berekend vanaf 14:00. Elk getal is op zichzelf verdedigbaar. Leg ze samen voor aan een opdrachtgever en je hebt degene nodig die op de kade stond om het verschil uit te leggen.
De toeslag die niemand heeft toegepast. Of een klus die doorloopt na 18:00 het avondtarief krijgt, of zaterdag anders wordt berekend, of er een minimum van vier uur geldt. Dat zijn regels, en vaak zitten ze alleen in iemands hoofd. Ze worden toegepast als die persoon er is en gemist als die er niet is.
De factuur wacht op de papieren. Er kan niets gefactureerd worden voordat de SOF getekend en opgeborgen is. Dus blijft de factuur liggen, of hij gaat uit op wat mensen zich herinneren en wordt achteraf gecorrigeerd.
De maandafsluiting gaat op aan samenstellen in plaats van controleren. De afrekening wordt regel voor regel opgebouwd uit documenten die er elk één stuk van bevatten, en het controleren komt aan het eind, als er tijd over is.
De vraag komt in november. Een opdrachtgever vraagt naar één regel van een aanloop die in augustus is vertrokken. Je opent de SOF, dan de order, dan de inkoopfactuur, en je bent twintig minuten bezig met een antwoord dat op de dag zelf voor de hand lag.
Wat er nodig is om dit te stoppen
Vier voorwaarden.
- De tijd wordt één keer vastgelegd, op de aanloop zelf. Niet in een document óver de havenaanloop, maar op de vastlegging ervan, door degene die erbij is, op het moment zelf.
- Het tarief weet raad met een tijdstip. Grenzen van kantoortijden, weekendtarieven, minimumuren en afronding zitten in het tarief, zodat het antwoord niet afhangt van wie er deze week factureert.
- Elke factuurregel is terug te volgen. Van de regel naar het tijdstip, de order en de inkoopfactuur, zonder drie systemen te openen.
- Late kosten komen op de juiste aanloop terecht. De kraanfactuur die tien dagen na vertrek binnenkomt, landt op het dossier waar hij bij hoort.
Door het gebruik van SHIPM8 zijn onze processtappen meer LEAN, waardoor we meer kwantiteit kunnen genereren met dezelfde gevraagde kwaliteit. Met SHIPM8 communiceren wij vanuit één platform met onze collega’s, klanten én leveranciers waardoor we overzicht bewaken over ons proces.
Rory Balkema, Managing Director, Seamar
Waar SHIPM8 past
In SHIPM8 houdt het havenaanloopdossier de hele aanloop vast, van aankomst via de ligplaats tot vertrek, met de activiteiten, orders, berichten en documenten van die aanloop eraan gekoppeld. De tijden worden daar vastgelegd terwijl het werk loopt, in hetzelfde systeem waaruit de factuur wordt berekend. Avondtarieven, weekendtarieven en minimumbedragen zitten in het tarief, inclusief matrixtarieven en prijslijsten, zodat ze worden toegepast en niet onthouden. Facturen worden uit die vastleggingen opgebouwd. De kostencalculator houdt bij waar een regel vandaan komt, en het Connected Data-blok op de factuur laat zien uit welke records en bronnen een bedrag komt. De btw volgt de tariefinstelling, regels worden afgerond voordat het totaal wordt berekend, en inkoopfacturen worden bij het importeren op dubbelingen gecontroleerd.
De SOF wordt nog steeds geschreven, en nog steeds getekend. Alleen is het niet langer het document waar je factuur vandaan wordt overgetypt.
Gaat de maandafsluiting op aan het uitlezen van tijden uit documenten? Vraag een demo aan, dan lopen we een van je eigen havenaanlopen door, van de SOF tot en met de factuur.