Het schip vertrok dinsdagnacht. Woensdag ging de eindafrekening naar de opdrachtgever. Donderdag komt de factuur van de kraanverhuur binnen, en die is hoger dan het tarief dat je had afgegeven. Vrijdag vraagt de opdrachtgever waarom een taxi voor acht bemanningsleden er twee keer op staat.
Er is niets slordig gedaan. De afrekening was juist, met de informatie die op het bureau lag toen hij werd opgemaakt. En dat is precies het probleem met een disbursement account: hij is klaar voordat de havenaanloop dat is.
Het is geen rekening, het is bewijs
Het disbursement account is de verantwoording van het geld dat de agentuur namens de opdrachtgever heeft uitgegeven tijdens een havenaanloop, plus het eigen honorarium. Het proforma disbursement account (PDA) gaat vooraf de deur uit als schatting, meestal om de middelen op tijd binnen te hebben. Het final disbursement account (FDA) volgt erna, als afrekening.
Een rekening vraagt om betaling. Een disbursement account vraagt om vertrouwen. Elke regel is een bewering over iets dat op de kade is gebeurd, vaak gericht aan iemand die er niet bij was. Zes dingen moet elke regel bewijzen:
- Dat het gebeurd is. Een dienst is besteld, geleverd en door iemand vastgelegd.
- Dat het bij deze aanloop hoort. Niet bij het schip ervoor, niet bij het zusterschip ernaast.
- Dat het bedrag het afgesproken bedrag is. Het tarief, de prijslijst of de factuur van de leverancier, en niet een bedrag dat er dichtbij komt.
- Dat het er niet al op staat. Dezelfde kosten die via twee routes binnenkomen: de meest voorkomende stille fout in de agentuurfacturatie.
- Dat de btw goed staat. Elke keer op dezelfde manier behandeld, door wie de afrekening ook opmaakt.
- Dat het maanden later te reconstrueren is. Bij een discussie, een controle, of een gesprek met een opdrachtgever die inmiddels ander personeel heeft.
Mis je de zesde, dan doen de eerste vijf niet meer mee. Een afrekening die niemand kan reconstrueren, kun je alleen uit je hoofd verdedigen.
Waar het spoor breekt
In de praktijk zit het zelden in het rekenwerk. Het zit in de vastlegging.
Kosten die binnenkomen nadat de afrekening dicht is. De kraan werd om 03:00 vrijgegeven, de factuur komt tien dagen later, en de afrekening ging op dag twee de deur uit. Iedereen in dit vak heeft die verontschuldigende mail al eens getypt.
Het statement of facts en de factuur die het oneens zijn. In het statement of facts (SOF) staat dat het schip om 14:20 vast lag. De dienst is vanaf 14:00 gerekend. Los van elkaar zijn beide te verdedigen; samen roepen ze een vraag op die je niet kunt beantwoorden zonder terug te gaan naar degene die erbij was.
Een tarief dat in iemands hoofd zit. Toeslagen buiten kantooruren, een ander tarief in het weekend, een afspraak van twee jaar terug met één leverancier. Het werkt, totdat degene die het onthoudt op vakantie is.
Afronding. Per regel gaat het om centen. Over een aanloop met zestig regels is het een verschil dat de financiële afdeling van je opdrachtgever eerder ziet dan jij.
Wat traceerbaar echt betekent
Niet "we leggen alles goed vast". Traceerbaar betekent dat iemand die er niet bij was één regel op de afrekening kan terugvolgen naar wat hem veroorzaakte: de bestelling die is geplaatst, de bevestiging die terugkwam, de factuur van de leverancier, en het tijdstip in het statement of facts dat de gerekende uren rechtvaardigt. Zonder een archiefkast open te trekken, en zonder de agent te bellen die de aanloop deed.
Dat is het verschil tussen een disbursement account die betaald wordt en een die besproken wordt. En daarom gaat deze discipline eigenlijk niet over factureren. Het gaat erover of het dossier is opgebouwd tijdens de aanloop, of achteraf is samengesteld uit wat mensen zich nog konden herinneren.
Het verwerken van onze facturen was tijdsintensief en manueel. Met SHIPM8 hebben we ons facturatieproces geautomatiseerd en gestroomlijnd, waardoor de foutmarge is geminimaliseerd én we ons kunnen concentreren op wat echt belangrijk is: het leveren van hoogwaardige diensten aan onze klanten in de cruisewereld.
Alexander Coesel, Manager Logistiek en Sales, Felison Cruise Terminal
Waar SHIPM8 past
In SHIPM8 wordt een factuur opgebouwd uit de vastlegging van de aanloop, in plaats van ernaast getypt. Op de factuurpagina zie je de gegevens waaruit een bedrag is berekend, zodat je een post kunt terugvoeren naar zijn oorsprong zonder het scherm te verlaten. Tarieven, prijslijsten en toeslagen zitten in het systeem in plaats van in het hoofd van een collega. De btw volgt uit de tariefinstelling, factuurregels worden afgerond voordat het totaal wordt berekend, en inkomende inkoopfacturen worden op dubbele invoer gecontroleerd voordat ze worden geïmporteerd. Je opdrachtgever ziet via het klantenportaal waar een verzoek staat, wat een categorie e-mail helemaal laat verdwijnen.
Dat voorkomt niet dat een kraanfactuur te laat binnenkomt. Het betekent wel dat die late factuur landt op een dossier dat al weet bij welk schip, welke ligplaats en welke uren hij hoort.
Gaat je maandafsluiting op aan het reconstrueren van afrekeningen in plaats van het controleren ervan? Vraag een demo aan, dan lopen we samen door een van je eigen havenaanlopen.